Privacyverklaring

Heeft u vragen over de privacyverklaring en of persoonsgegevens? neem dan contact met ons op op tel 0411641148 of This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Wij helpen u graag!


Privacyverklaring

Hoe gaan we om met persoonsgegevens van onze huurders

Wat zijn persoonsgegevens?
Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld gezondheids- of financiële gegevens.

Verzoeken kunnen via email, de website of schriftelijk bij ons worden ingediend.

2018 04 11 vastgesteld door het bestuur

Onze visie
De Charlotte Elisabeth van Beuningen Stichting respecteert en beschermt de persoonsgegevens van ingeschreven woningzoekenden en haar huurders.

Als verhuurder hebben we allerlei gegevens nodig van onze huurders en woningzoekenden.
We verwerken niet meer gegevens dan nodig.
En we gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze bedoeld zijn.

Met de gegevens die we verwerken gaan we vertrouwelijk om.

We zorgen ervoor dat huurders en ingeschreven woningzoekenden weten welke (persoons)gegevens we gebruiken, waarom we deze gebruiken, hoe lang we deze gebruiken en wie deze gegevens kunnen gebruiken.

De Charlotte Elisabeth van Beuningen Stichting gaat nauwkeurig om met deze informatie en neemt maatregelen om de veiligheid van uw privacygevoelige informatie nu en in de toekomst te waarborgen.

Meer informatie leest u in onderstaande privacy verklaring.


PRIVACYVERKLARING


1.     Welke gegevens verzamelen we?
De Charlotte Elisabeth van Beuningen Stichting verzamelt diverse persoonsgegevens van woningzoekenden en huurders. Deze gegevens leggen we vast bij een inschrijving als woningzoekende of op het moment dat een huurovereenkomst wordt afgesloten of op andere momenten dat er contact is met de huurder.

We verzamelen:

1.     Voorletters, eventueel tussenvoegsel, achternaam
2.     Postcode, huisnummer, eventuele toevoeging
3.     Geslacht
4.     Geboortedatum
5.     Gezinssamenstelling (alleenstaand of samenwonend)
6.     Telefoonnummers
7.     E-mailadres
8.     Betalingsgegevens en rekeningnummer
9.     Jaarinkomen / Huishoudinkomen
10.   Totaal aantal verhuizende personen
11.   Voorkeur aantal kamers
12.   Kopie ID bewijs
13.   Meest recente inkomensverklaring van de Belastingdienst
14.   Verhuurdersverklaring (indien van toepassing)


Beveiligingscamera’s en elektronische toegangsregistratie
In verband met veiligheid van huurders hangen er soms beveiligingscamera’s of wordt gebruik gemaakt van elektronische toegangsregistratie. Als we dit doen gaat het om het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en het beschermen van de huurders en hun eigendommen. Overal waar cameratoezicht is of elektronische toegangsregistratie, hangen borden van wie deze camera’s of het elektronisch toegangssysteem zijn. De camera’s zijn op zo’n manier opgesteld dat ze niet in woningen filmen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen filmen.  
We gebruiken de beelden en toegangsregistratie alleen naar aanleiding van incidenten om de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. De beelden en/of toegangsregistratie worden uitsluitend bekeken door de beheerder of een daartoe bevoegde opsporingsambtenaar van de politie. De bewaartermijn is maximaal vier weken of tot na afhandeling van op camerabeelden of toegangsregistratie vastgelegde incident.


2.     Voor welke doeleinden hebben wij persoonsgegevens nodig?
De Charlotte Elisabeth van Beuningen Stichting heeft persoonsgegevens van woningzoekenden en  huurders nodig om haar werk goed te kunnen uitvoeren.   

We gebruiken deze gegevens voor:  
1.      Verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten,
         wooncomplexen, kamers en parkeergarages.
2.      Uitvoeren van de woonruimteverdeling.  
3.      Uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen.
4.      Afsluiten van een huur- of koopovereenkomst.
5.      Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze
         vorderingen en het voorkomen van uit huiszettingen.
6.      Onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren.
7.      Zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving.
8.      Aanpak van woonfraude en overlast.
9.      Meldingen aan zorg verlenende instanties.
10.    Verkopen van woningen, bedrijfsruimte en parkeerplekken.  
11.    Afhandelen van geschillen en klachten
12.    Communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten
13.    Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening (KWH).  
14.    Intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie)
15.    Uitvoeren van betalingen aan crediteuren (bv aannemers).
16.    Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole.
17.    Nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. controle inkomen en verstrekken naam en adres van
         huurders aan de huurdersorganisatie, indien aanwezig)


3.      Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?
De onder 1. hierboven genoemde gegevens verwerken wij omdat:
-    de woningzoekende / huurder uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn
      persoonsgegevens voor een of meer van de doeleinden die onder 2. hierboven staan vermeld, of
-    de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij woningzoekende/huurder
      partij is (bijvoorbeeld huurovereenkomst) of om op verzoek van de woningzoekende/huurder voor de
      sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen, of
-    de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.


4.    Met wie delen wij persoonsgegevens?
De Charlotte Elisabeth van Beuningen Stichting gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken, bijvoorbeeld een bank, de beheerder van de woningen/gebouwen of een cloudleverancier.   
Als een andere partij of instantie werk voor ons verricht (bijvoorbeeld een aannemer, loodgieter, installateur) wordt indien verplicht, met deze partij een verwerkersovereenkomst getekend. Daarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan.   
Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties (bijvoorbeeld een wijkteam en de huurdersorganisatie). Ook in die gevallen wordt vastgelegd voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan.   
Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.  


5.    Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens
De Charlotte Elisabeth van Beuningen Stichting koppelt persoonsgegevens aan unieke codes (bijvoorbeeld het huurcontractnummer) om communicatie mogelijk te maken. Dat is nodig om ons werk te kunnen doen. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor de werkzaamheden die zijn beschreven in hoofdstuk 3. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van huurders en andere relaties.

Geheimhouding
Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens van onze huurders en ingeschreven woningzoekenden, is contractueel gebonden aan geheimhoudingsplicht.  

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Dit doen we alleen voor statistisch of trend onderzoek.

Beveiliging
Wij nemen alle noodzakelijke technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.   


6.      Welke rechten hebben woningzoekenden en huurders
Elke woningzoekende of huurder heeft kosteloos het recht op inzage, verbetering, aanvulling, wissing, vergeten worden, beperking, overdraagbaarheid en het recht van bezwaar ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.
Een verzoek tot het uitoefenen van deze rechten wordt binnen vier weken beantwoord. Als dit niet lukt berichten wij de verzoeker binnen 4 weken wat de reden van de vertraging is en de uiterste datum van beantwoorden.

Verzoeken kunnen via email, de website of schriftelijk bij ons worden ingediend.

Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doeleinden van de verwerking van de gegevens.  

De navolgende gegevens worden niet door ons overlegd:  
o Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik.
o Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht van een omwonende, worden niet overlegd.
o Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de wet .  

Voordat een verzoek tot inzage of bezwaar in behandeling wordt genomen moet die persoon zich eerst hebben geïdentificeerd. Dit kan door langs te komen en een ID kaart of paspoort (het origineel!) te tonen. Als de verzoeker jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.   

Verzoeken tot correctie
Correctie van persoonsgegevens worden alleen gehonoreerd als de gegevens onjuist zijn, onvolledig zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld of als deze niet ter zake dienend zijn of in strijd met de wet worden verwerkt. Als het correctieverzoek wordt gehonoreerd, dan voeren wij de wijzigingen zo snel mogelijk door. Ook zullen wij een eventuele wijziging aan derde partijen doorgeven aan wie deze gegevens in het verleden zijn verstrekt, tenzij deze kennisgeving onmogelijk is of onevenredige inspanning kost. Verwijdering doen we dan zo spoedig mogelijk.

Verzoek tot wissing
Gegevens worden gewist als bijvoorbeeld blijkt dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt, of als de woningzoekende/huurder de toestemming intrekt en er is geen andere grondslag voor verwerking. Ook wissen wij persoonsgegevens als er gegrond bezwaar is gemaakt tegen de verwerking.

Vergeten worden?
Onder bepaalde omstandigheden bestaat het recht om ‘vergeten te worden’. Dit recht ligt in het verlengde van het recht op wissing van gegevens. Het gaat dan om situaties waarbij wij persoonsgegevens openbaar hebben gemaakt (bijvoorbeeld door ze online te zetten) en de huurder/woningzoekende gevraagd heeft de gegevens te wissen.
Naast het wissen van de gegevens uit onze eigen systemen nemen wij redelijke technische en organisatorische maatregelen om andere verwerkingsverantwoordelijken die de persoonsgegevens verwerken, ervan op de hoogte te stellen dat iemand vergeten wil worden. Dit betekent dat iedere koppeling naar en kopie of reproductie van de gegevens gewist moet worden. Het recht op wissing en het recht om vergeten te worden gelden voor iedereen.

Beperkte verwerking
Soms bestaat het recht te verlangen dat persoonsgegevens een tijdje niet worden verwerkt. De beperking in verwerking is bijvoorbeeld aan de orde in de periode die nodig is om persoonsgegevens op juistheid te controleren. Voordat wij de beperking opheffen wordt de verzoeker op de hoogte gebracht zodat tijdig een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens kan worden ingediend of een rechtsvordering ingesteld.

Overdraagbaarheid
Het recht op overdraagbaarheid geldt alleen voor verstrekte gegevens die geautomatiseerd door ons worden verwerkt op basis van de volgende grondslagen: “de ondubbelzinnige dan wel uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene” of “de noodzakelijkheid voor de uitoefening van de overeenkomst”. Wij spannen ons in om gegevensformaten te ontwikkelen die de overdraagbaarheid van gegevens vergemakkelijken en daarmee het recht op overdraagbaarheid vergemakkelijken.

Recht van bezwaar
Een huurder/woningzoekende kan zijn recht op bezwaar in een drietal situaties inroepen.
o    Allereerst vanwege persoonlijke omstandigheden tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op de grondslagen: “noodzakelijk voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of openbaar gezag” of een gerechtvaardigd belang van de Charlotte Elisabeth van Beuningen Stichting. Wij zullen dan de verwerking stoppen tenzij er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn waardoor ons belang groter is dan het belang van de betrokkene om de verwerking te laten stoppen.
o    Ten tweede kan er bezwaar zijn tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketing. Aan dit bezwaar geven wij altijd gehoor.
o    Ten derde kan er bezwaar zijn tegen de verwerking van gegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden op grond van specifiek met zijn situatie verband houdende redenen. Aan dit bezwaar komen wij tegemoet, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.


7.     Recht om klacht in te dienen of rechtsvordering
Iedere huurder/woningzoekende heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien deze van mening is dat wij de Algemene Verordening Persoonsgegevens niet naleven. Zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Ook is het mogelijk naar de rechter te gaan; de vordering zal dan op grond van onrechtmatige daad gebaseerd zijn.
Wij hopen dat het niet zover komt en zullen steeds proberen om voor die tijd aan onze verplichtingen te voldoen.


8.    Persoonsgegevens en digitale media
Bij het regelen van woonzaken via de website zoals bijvoorbeeld een huuropzegging geven huurders en andere gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen.
Als iemand een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag.   

De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen via www.vanbeuningenstichting.nl verwerken we volgens deze privacyverklaring.

Analytische cookies van Google
Onze website maakt gebruik van cookies. Door cookies te plaatsen kunnen wij deze website goed laten functioneren en het gedrag van onze geanonimiseerde websitebezoekers analyseren.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die uw voorkeuren tijdens het surfen onthouden en opslaan op uw computer. Sommige cookies zijn tijdelijk en worden verwijderd zodra u uw browser sluit. Andere cookies zijn permanent en blijven voor een langere tijd op uw computer staan. Cookies kunnen geen informatie uit opgeslagen documenten op uw computer verzamelen.
Cookies hebben verschillende functies. In de eerste plaats helpen ze u bij het surfen, door wachtwoorden, inlognamen en voorkeuren – zoals uw taalinstelling – te onthouden. Daarnaast worden ze gebruikt voor Google Analytics om bij te houden hoeveel bezoekers er op de websites komen en om het gedrag van onze geanonimiseerde websitebezoekers te analyseren.
U kunt het gebruik van cookies standaard uitzetten. Dit doet u via de instellingen van uw browser. Hoe dit werkt, leest u in de Help-functie van uw browser. Houd er wel rekening mee dat wanneer u het gebruik van cookies uitzet, er bepaalde onderdelen van de website niet correct meer kunnen functioneren. Voor uitgebreide instructies kunt u ook op onderstaande links klikken.

Chrome | Firefox | Internet Explorer | Opera | Safari